Comment s’organiser au travail et gérer les priorités ?
Une bonne gestion de projet demande une bonne gestion du temps. Il est donc nécessaire d’apprendre à mieux s’organiser au travail afin d’être productif dans l’accomplissement de ses tâches quotidiennes. Cela est essentiel dans l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Quelques astuces pour gérer les priorités quotidiennes et mettre en place une organisation efficace.
Organiser son espace de travail
Avant toute chose, le bureau, l’espace dans lequel le dirigeant ou le collaborateur travaille doit être organisé. Il doit être propice au travail, rangé ou disposé d’une manière qui corresponde aux besoins de la personne. Le mieux est de ne pas se laisser envahir de piles de dossiers ou multitude de papiers sur le bureau afin de laisser une place suffisante au travailleur pour bien se positionner et prendre ses aises.
Optimiser et mieux gérer son temps
Il est important de segmenter son temps pour optimiser sa façon de travailler, rester productif et ne pas s’épuiser. Pour cela, faire un emploi du temps est central. Celui-ci peut être effectué à l’aide d’un agenda, de listes ou de post-it à laisser visibles sur son espace de travail.
Afin d’organiser au mieux son temps et rester productif, mettre en place des méthodes peut être utile. La méthode Pomodoro est une bonne façon de segmenter son temps de travail tout en maintenant sa productivité. Elle consiste à travailler sur des plages horaires de vingt-cinq minutes. Durant ce temps de travail, les distractions sont proscrites.
Si une distraction vient à l’esprit du travailleur, il la note. Après vingt-cinq minutes, il fait cinq minutes de pause. Ces pauses sont à renouveler quatre fois avant de faire une pause plus longue. Lors de celle-ci, les distractions notées peuvent alors être effectuées.
Cela permet de rester concentré et de se forcer à être efficace sur une courte période en ayant pour seul objectif d’avancer.
Faire une liste de tâches
Une To-do list est essentielle dans l’organisation de sa journée. Si plusieurs projets sont gérés en même temps ou lors d’un gros projet sur du long-terme, la liste de tâches est très utile.
Elle permet de répartir le travail dans le temps et de ne pas se disperser. Dans cette liste, il faut identifier les tâches prioritaires. Pour les tâches importantes, il ne faut pas hésiter à les fractionner en petites tâches.
Booster sa productivité avec la loi de Pareto
Le principe de Pareto consiste à penser que 80% des résultats obtenus proviennent de 20% des actions effectuées.
Cela peut être appliqué dans le cadre de la hiérarchisation des tâches. Il faut donc partir du principe que 20% des tâches effectuées d’une liste mènera à 80% des résultats obtenus.
C’est en pensant ainsi qu’on peut alors prioriser ses tâches pour ne sélectionner que les plus efficaces, importantes et supprimer celles qui sont inutiles.
La gestion de tâches avec la méthode Eisenhower
La méthode Eisenhower, ou matrice de gestion du temps, consiste à classer les tâches à effectuer selon deux critères : l’urgence et l’importance. Partant de ce principe, les choses à faire sont alors divisées en quatre catégories :
celles prioritaires à réaliser immédiatement, celles non urgentes, mais importante à planifier, celles non essentielles mais impératives qu’il faut déléguer auprès de ses équipes et celles inutiles à abandonner.
Il s’agit donc ici de hiérarchiser ses missions afin d’accroître sa productivité. Les tâches prioritaires sont celles à faire impérativement, qui auront des conséquences ou qui ont une courte échéance. Les tâches à planifier sont les choses importantes sur le long-terme, donc non urgentes.
Les tâches à déléguer, elles, sont urgentes mais ne mobilisent pas les compétences du travailleur, elles peuvent donc être confiées à d’autres membres de l’équipe. Les tâches à abandonner sont celles restantes, de moindre importance et peu urgentes.
Le coaching pour mieux s’organiser
Pour un dirigeant, organiser ses journées de travail et apprendre à déléguer peut être un véritable challenge.
La gestion de l’agenda est un point essentiel de la vie d’un dirigeant. Ce dernier peut avoir du mal à prendre du recul ou savoir quelles méthodes appliquer. Pour cela, le coaching professionnel est idéal.
En effet, l’accompagnement de dirigeant permet au client de se faire aider par un coach qui déterminera ses objectifs, ses difficultés.
Nos offres de coaching professionnel permettent, entre autres, de gérer son agenda, prioriser les tâches pour atteindre vos objectifs et ceux de votre entreprise, accroître la productivité et utiliser les compétences de vos équipes à bon escient.
Le coach va proposer des outils et méthodologies adaptés au dirigeant afin qu’il travaille les points faibles ou nécessaires à son avancée et celle de son business.
Le coaching ouvre de nouvelles perspectives sur la gestion de projet, la manière de travailler, de gérer son temps. Vous pouvez également avoir recours à un coaching d’équipe afin de travailler la communication et améliorer la gestion de projet.
