#Les mardis live de VISCONTI – Restructurer votre agenda

06 avril 2020

Bonjour à toutes et à tous,

 

Les mardis Live de Visconti, c’est une série de webinaires destinés à apporter des conseils, des retours d’expérience très terrain et très opérationnels pour aider à faire face aux difficultés actuelles et réussir à projeter nos entreprises et nos équipes déjà dans l’après.

 

Voici une synthèse des points clés abordés lors du premier webinaire du 24 mars.

 

Nous sommes au début d’une crise inédite dont nous ne connaissons pas la durée et pour laquelle nous n’avons pas idée de l’ampleur et de la nature exacte de ses conséquences.

 

Le confinement et le télétravail généralisé sont une réalité pour beaucoup d’entre nous. 

 

Les clés pour surmonter cette situation, plus encore aujourd’hui qu’hier, reposent sur notre capacité à nous concentrer individuellement et collectivement sur les bonnes priorités et à nous adapter… C’est-à-dire sur notre aptitude à gérer efficacement notre agenda.

 

C’est d’autant plus critique dans une période pendant laquelle 120% de notre énergie et de nos efforts sont concentrés sur la gestion de l’urgence liée à la crise.
Le contexte de travail est caractérisé par une distance subie entre les collaborateurs et pour qui les frontières physiques entre le domicile et le lieu de travail ont disparu. 

 

Ainsi il nous est apparu important de rappeler 3 principes clés à s’appliquer :

 

 

Rééquilibrer l’agenda

 

Sortir progressivement de l’urgence pour rééquilibrer son agenda en fonction des 3 cycles ou horizons de décisions :

 

  • 1er horizon, le tourbillon du quotidien : il s’agit de l’horizon le plus évident, mais aussi le plus dangereux s’il phagocyte l’ensemble de notre agenda. Ce sont les réflexions et décisions permettant de gérer la crise (clients, ressources humaines, trésoreries, opérations et logistique, fournisseurs) 

 

  • 2eme horizon, lié à notre adaptation et la gestion tactique de notre entreprise : Il s’agit des réflexions et décisions qui nous permettent de préparer, d’anticiper la sortie de crise, d’identifier les opportunités qui nous permettront de rebondir. C’est le temps que nous nous donnons pour établir les scénarios de sortie de crise, que nous passons à renforcer nos liens avec nos clients et au sein de nos équipes.

 

  • 3ème horizon, celui de la réflexion stratégique : il s’agit là de prendre en considération les conséquences structurelles de cette crise sur notre business et donc sur notre stratégie et  nos modèles économiques. 

 


Rééquilibrer son agenda en 3 points :


  1. Définir une répartition du temps dédié aux 3 horizons de décision en commençant par le temps dédié à la réflexion stratégique puis celui de la gestion tactique et l’adaptation, pour enfin définir le temps dédié au tourbillon du quotidien.
  2. Définir le temps alloué par plages horaires. 
  3. Visualiser cette répartition par l’application de codes couleurs associés aux horizons, dans la planification et dans la réalité !

 

 

Instaurer ou restaurer les rituels de fonctionnement et d’efficacité dans un contexte nouveau

 

 

Le télétravail, la distance et la situation de crise sont autant d’éléments qui peuvent remettre en question les rituels de l’équipe.. Ces rituels ont vocation :

 

  • à renforcer la sécurité psychologique et le sentiment d’appartenance à un groupe,
  • à tisser et entretenir les liens entre les individus, 
  • à normer et coder le fonctionnement collectif.

Cette période nous oblige à nous poser la question de créer ou faire évoluer ces rituels.

 


Instaurer les rituels de fonctionnement et d’efficacité de l’équipe en période de crise et de distanciation :

 

  1. Rituels de changement de séquence de travail
  2. Rituels quotidiens avec l’équipe de direction
  3. Rituels quotidiens avec les salariés
  4. Rituels hebdomadaires

 

 

Rétablir l’équilibre pro-perso, pour nous et pour nos collaborateurs

 

 

Les frontières entre l’environnement professionnel et personnel ont disparu. Il est impératif de rapidement mettre en place des techniques et rituels qui nous permettrons de conserver le meilleur équilibre.

 

Les 3 règles de l’équilibre de vie dans un environnement bouleversé


Règle 1 : Respecter son biorythme et considérer celui de ses collaborateurs dans l’organisation de la journée : définir les plages horaires des réunions importantes, de pause et de vie familiale en début, en cours et en fin de journée, celles dédiées au sport et/ou à l’introspection et aussi au temps sans écran

Règle 2 : être à 100% : Abolir toutes les sources de distraction. 

Règle 3 :  délimiter l’espace et le temps

 

  • Partagez des règles de travail et de l’agenda avec les colocataires et instaurer clairement des limites y compris physiques entre la sphère pro et perso

 

En conclusion de ces 3 points, nos échanges au cours du webinaire nous ont conforté dans la conviction qu’il était nécessaire de se remémorer ces principes simples dont le succès repose majoritairement sur le niveau de discipline avec lequel nous les appliquerons.

 

Nous sommes bien entendu, ainsi que chacun des Partners VISCONTI, à votre disposition pour vous accompagner au quotidien dans leur mise en œuvre dans vos entreprises ! 



@VISCONTI PARTNERS

@Valérie, @Eric et @Jean-Baptiste



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